Por regla general, un gasto está permitido si es necesario para llevar a cabo la actividad empresarial o profesional. Sin embargo, a continuación explicamos con más detalle este aspecto, que puede resultar un poco ambiguo.
Esto puede parecer condescendiente, sobre todo si no es nuevo en el mundo de los negocios, pero nunca se insistirá demasiado en ello: La regla de oro es asegurarse de recopilar y conservar facturas adecuadas, en lugar de recibos.
No se puede reclamar nada sin una factura de IVA adecuada en la que figure su nombre, dirección fiscal y NIE.
No basta con un recibo de la tienda o un albarán de entrega, aunque figuren tus datos y el importe total.
Si compra en una tienda, normalmente puede preguntar en la caja o llevar el recibo de caja al Servicio de Atención al Cliente y pedir una factura a su nombre. Muchos proveedores conservarán sus datos una vez que se haya dado de alta en su sistema, para facilitarle futuras compras.
Aunque no esté seguro de si algo está permitido o no, merece la pena conservar una factura y preguntar.
¿Qué puedo deducir realmente?
Puede solicitar deducciones en sus declaraciónes por los siguientes gastos. Hemos incluido algunos detalles adicionales para las categorías más controvertidas o complejas.
- Cotizaciones a la Seguridad Social
- Servicios contables y fiscales
- Cuotas o suscripciones a asociaciones comerciales o profesionales
- Alquiler. Si dispone de una oficina, tienda u otro local, el alquiler es deducible, siempre que tenga una factura de IVA válida.
Como nota al margen, el alquiler que pague está sujeto a retención fiscal, que debe abonarse trimestralmente a Hacienda como pago anticipado del impuesto sobre la renta en nombre del arrendador. - Si tiene un local comercial, puede reclamar los gastos de calefacción, electricidad y agua, así como las primas de seguro.
- Mobiliario y material de oficina
- Software y servicios de Internet
- Material publicitario y promocional
- Si ha comprado un coche o una furgoneta específicamente para su negocio y lo utiliza exclusivamente para trabajar, el coste es deducible. El IVA puede reclamarse inmediatamente, pero el gasto deducible a efectos del impuesto sobre la renta se reparte a lo largo de 8 años (cada año se deduce el 12,5% del coste). Si utiliza su coche personal para trabajar, el coste del vehículo no suele ser subvencionable, ni siquiera de forma proporcional.
- Si tiene un coche o una furgoneta exclusivamente para la empresa, como se ha descrito anteriormente, los gastos de mantenimiento y servicio también son reclamables. Si utiliza su coche personal, no lo son porque presumiblemente se habrían contraído de todos modos para uso personal.
- Gasolina. ¡Buenas noticias! Aunque su coche no se considere exclusivo para la empresa, como en el caso anterior, siempre que obtenga una factura adecuada por la gasolina que utilice durante las horas de trabajo, podrá deducir el gasto.
- Otros gastos de viaje. Por ejemplo, vuelos, trenes, taxis, aparcamiento, etc. Los gastos de viaje están permitidos si puede demostrar que eran necesarios por motivos profesionales, pero, como de costumbre, se requieren facturas apropiadas a su nombre.
- Teléfono e Internet. Si dispone de una línea de teléfono móvil, fijo o conexión a internet utilizada principalmente para su actividad como autónomo, por lo general están permitidos. Si tiene una línea telefónica privada y un móvil privado además del de su empresa, los gastos de la empresa serán subvencionables. Como siempre, se requieren facturas adecuadas a su nombre.
- Entretenido. Por lo general, las comidas de negocios en las que estén presentes clientes u otros contactos comerciales se permitirían con una factura adecuada.
- Gastos diarios. A partir de 2018, los autónomos podrán reclamar hasta 26,67 euros al día por gastos directos de comida y bebida, pero solo en días laborables. El pago debe efectuarse electrónicamente y los alimentos o bebidas deben haberse adquirido fuera de su municipio.
Repasamos todos sus gastos deducibles cuando le damos de alta como autónomo, o cuando empieza a trabajar con nosotros si se cambia de otro gestora y tiene dudas.
¿Tiene curiosidad por saber en qué más podemos ayudarle? Consulte nuestro resumen completo de servicios para autonomos.
